日本の会社が、海外に支店や営業所を有している場合や、外国企業の株主となっている場合に、商号の変更や本店の移転、代表取締役の変更があった場合は、所定の変更届や登録申請がその国で必要になります。会社代表取締役が記名押印した定款や法務局発行の履歴事項全部証明書は、そのままでは、諸外国の官公署は受理してくれません。
日本国内において真正に作成された書面だということを公の機関に承認してもらい、場合によっては、在日本領事館で更に承認を得なければ、本国で受け付けてもらえないのです。このようにして外務省によって認証された書類がアポスティーユであり、中国のようにハーグ条約という条約に加盟していない国の場合に更に在日外国領事館等で認証を受けた書類が「公印確認書類」です。
「私署証書」の認証手続の方法と注意事項を見ていきたいと思います。
私署証書とは、「定款」「議事録」など官公庁ではなく法人を含む私人が作成した書類です。
なお、公文書である履歴事項全部証明書も、これに翻訳証明と翻訳文をセットして一体とした場合は、履歴事項全部証明書部分も私署証書の扱いを受けます。
公証役場において
- 定款や議事録等の認証する書類
- 会社の現在事項全部証明書
- 同代表取締役印鑑証明書
- 委任状
※認証手数料：日本語で作成されたものの場合は、１通５５００円、一部分でも外国文で作成されたものは、１通１万１５００円です。
法務局長による認証
- 公証人に認証された書面（定款等）
- 申請書は現地で渡される書類に記入するので不要です。
外務省の公印証明（アポスティーユ又は公印確認）
- 公印証明を受ける書類（法務局長印まで終えたもの）
- 申請書
- 返信用のレターパック５１０
※現地に行っても当日に受領することはできません。日程に十分な余裕が必要です。
在日外国領事館において（中国の場合）
- 外務省の公印確認を得た書類
- 上記の写し
- 申請書
- 委任状
- 代表者の印鑑証明書
- 現在事項全部証明書
通常の費用 １通 ５０００円
特急扱いの場合（申請日の翌営業日に完了する方法）１通 特急料金３０００円加算
※アポスティーユと公印確認については外務省のＨＰを見ると詳しく説明がされています。
一般にハーグ条約締結国では、外務省において公印証明がされた書類を更に「在日外国領事館による公印確認を得る必要はない」との取り決めがされています。
これに該当する場合、外務省にて取得する証明は、「アポスティーユ」になります。
ただし、ハーグ条約締結国でも「公印確認」の方がよいという州などもありますから、十分なご確認が必要です。
海外に支店を持つ会社様が現地で新規事業を行う場合や、現地の会社に出資をされる場合に登記事項証明書などにアポスティーユが必要とのことでご依頼を受けることが多くなりました。
